議事録のまとめ方

私は普段、建築設計の仕事をしています。

最近、注文住宅や集合住宅・共同住宅の設計を担当することが多くなってきました。

建築の設計はお客様ありきなので、必ず打合せがあります。

そこで大切なのが議事録です。

特に注文住宅の対応をしているときは何回議事録に助けられたことか。。。

議事録を詳細に書いた当時の自分に感謝です。

そんな議事録ですが、そもそも何のためにつくるものなんでしょうか？

それは決定したことを証拠として残しておくためです。

議事録は発言録ではない

議事録と聞くと発言したことを書いて残しておくことを想像する人もいますが、これはよろしくない。（もちろん裁判や国会の議事録など例外もあります）

ただの発言録は読み返してもわからないことばかり。

それに発言録では長すぎて読み返す気になりません。

そもそも自分が読み返す気にならないものを書いてはいけません！

これはあなた以外に議事録を見る人にとっても同じです。

ダラダラ話をする人は嫌われるのと同じく、ダラダラした文章も人を遠ざけていきます。

議事録では打合せで決まったことを残しておきます。と同時に決まらなかったことや次の打合せまでにしなければならないことを必ず残しておきます。

議事録に必ず書いておくこと

ここでまとめると、議事録に必ず書くことは打合せで

・決定したこと
・決定しなかったこと
・確認すること
・次回までに準備すること

これを必ず盛り込みます。

※同時に日付・時間・場所・参加者を記載することを忘れずに

これさえ盛り込んでおけば次回から仕事をスムーズに進められます。

まとめ

議事録はただの事務作業ではありません。

仕事をする、特に私のようなお客様と打合せする仕事では議事録はとても大切です。

なぜ私がここまで議事録について熱く語るのかというと、それは何回も議事録に助けられたからです。

議事録のおかげでクレームを防ぐこともできますし、信頼も生まれます。

たかが議事録、されど議事録。

365日、日本の名建築11日目

本日紹介するのは週末のドライブでいくのにふさわしい千葉県柏市にある道の駅しょうなんです。

しょうなんといっても神奈川県の湘南ではなく、沼南のしょうなんです。

敷地の北側には手賀沼がある自然豊かな場所にあります。

屋根が特徴的なこちらの建築が道の駅しょうなんです。

建物内には市場やカフェがあり、気軽に立ち寄れるようになっています。

大きな屋根が創り出す空間は巨大なテントのようです。

天井が高く開放感満載の建築空間になっております。

建物前面には屋根が創り出す半外部空間が印象的で、そのおかげで建物にも入りやすくなっていました。

屋根の下の半外部空間では屋外での活動にも使われたりと大活躍しそうです。

屋根の下の半外部空間って個人的には素敵だなあと感じています。

夏や冬は過ごすのに厳しいですが、春や秋であれば空調が無くても過ごせますし、そもそも外部なので換気も必要無い。

過剰な空調管理もしなくていいので、今後増えていってほしいなとも思っています。

近場には手賀沼もあるので、散歩するにもうってつけの場所でした。

建築としてと面白いですが、家族でドライブ途中に立ち寄るのもおすすめの場所です。

365日、日本の名建築10日目

本日は十和田市現代美術館を紹介します。

こちらの建築はボリュームごとに分けられて配置されています。

美術館と言えば一つの巨大なボリュームがどんと建っているイメージですが、こちらはいくつかのボリュームに分けて分散されています。

大通り側には大きなボリュームを、住宅街側には小ぶりなボリュームを配置しているのがわかります。

こうすることで住宅街に対する圧迫感を軽減できるので、優しい建築となっているのが伝わってきます。

小さなボリュームが敷地に点在しているのでボリュームの間に庭が生まれます。

この庭のおかげでより建物に近づきやすくなるので、敷居が一気に下がります。

昔ながらの美術館というと近づきにくい威圧感がありましたが、十和田市現代美術館はとても近づきやすいですね！

展示空間もそれぞれ移動するごとにガラス張りの廊下を通るので、気持ちを切り替えられます。

ずっーと展示空間を歩いていると疲れますが、こよ美術館では移動するごとに気持ちが切り替えられるのでとても楽しい！

なんだか調べれば調べるほど、理解しようとすればするほど優しい建築なんだなということが伝わってきます。

建築の幅が広がったので、とても勉強になった建築でした。

365日、日本の名建築9日目

東京都小平市にある仲町図書館です。

変わったカタチをした建物です。

この建物はいくつかに分かれていたボリュームが寄せ集まって一つのカタチをなしています。

地上部分は分棟になっていて、隙間ができています。

その隙間のおかげでいろんな方向から近づけるようになっていますし、通り抜けもできるようになっています。

街並みを見るととても落ち着いているので、一つの大きなボリュームをバン！と建てるよりも、地上部分は別々に建ち、上にいくにつれて一つのカタチとなっていく姿はとてもふさわしいと思いました。

外壁は「アルミパンチングメタル」という素材を用いており、とても軽快な印象を受けます。

内部空間も日光の遮蔽効果が得られるので、環境的にも優しいつくりとなっています。

施工はとても大変だったと思いますが、今まで見たことがないタイプの新しい図書館空間となっていて、とても素敵でした。

建築はとても大変な仕事です。

設計者は色々な制約をまとめながら、お客様とも打ち合わせを重ねていき、カタチをまとめていきます。

打ち合わせも一筋縄ではいきません。

ようやくまとまったと思っても今度は施工するときに色々な問題が降りかかってきます。

なんとか完成しても、引き渡した後に起きるのは施主からのクレームやアフターフォローなど。。

ときどき心が折れそうになることもあります笑

それでもこの仕事を続けているのはものづくりの楽しさを知っているからかもしれません。

私も建築の設計者なので、建築業界を盛り上げていければと思います。

365日、日本の名建築8日目

宮城県塩竈市にある生涯学習センター「エスプ塩竈」です。

設計者の方が楽しんで建築を設計しているのが伝わってくるような作品です。

エントランスから内部に一歩入ると大きな吹抜けがあります。
目を奪われるのが、内部空間に張り巡らされたスロープです。

私が子供だったらすかさずスロープを登っていくと思います^_^

スロープの下がちょっとした空間として使われていたりと、丁寧な空間づくりをされているところがより好きになります。

ところどころに窓があり、吹抜けを通して空間全体が明るくなっているのがいいですね！

ちなみにこのスロープ登っていくと屋上庭園にたどり着きます。

屋上庭園が吹抜けに飛び出しているところも遊びこころがあって素敵です。

ここは建物の空間全体が一つの大きな部屋のようでとても楽しい！

建築の楽しさを教えてくれる、そんな素敵な建築でした。

365日、日本の名建築7日目

今回紹介するのは東京都渋谷区の恵比寿公園にある公共トイレです。

公共のトイレと聞くと汚い・落ち着かない・危険などあまり良くないイメージの方が多い場所でした。

そんなイメージを変えるために最近東京では斬新なデザインの公共トイレが多く作られています。

恵比寿公園にあるトイレもまた素敵な建築でして、コンクリート製の壁がランダムに建てられています。

遠目に見るとオブジェのようにも見えます。

壁の奥にあるのがトイレという訳です^_^

壁の間は周りの景色が見えなくて、まるでこれから美術館に向かうような感覚を覚えます！

近くで見るとわかるのですが、コンクリートの壁1枚1枚がとても丁寧につくられていますので、高級感が漂う空間となっていました。

この建築のようにデザインが世の中のイメージを変えてくれたら、世の中ももっと面白くなっていくんだろうと思います。

私も建築の設計に携わる人間なので、あなたの設計のおかげで世の中の建築のイメージが良くなったと言われてみたいものです。

もう一つ大切だと感じたのはきれいなものをつくって終わりにしないことでした。

使う人が皆きれいに使っていき、それでいて掃除などメンテナンスも施していく。

そうやって名建築は残っていくのだと思います。

建築はつくる人にも使う人にも愛が大事なんです。

365日、日本の名建築6日目

本日紹介するのは一風変わった福島県会津若松市にある「さざえ堂」です。

とても独特な建築で、木造でありながら二重らせん状の空間がつくられています。

木造でこのような空間をつくるとはとてもチャレンジャーだなと感じます^_^

しかも200年以上も前に建立されているとは驚きです。

中でもすごいと感じるのが行きと帰りが全く別の通路になっているので、参拝者同士がすれ違うことがありません！

それほど大きな建物でもない中でこのような空間を創造した過去の偉人達には本当に脱帽です。

現代建築でもらせん状の空間で構成されたものは多く存在しますがそれにしてもなぜ、らせん状の空間というのは人々を魅力するのでしょうか？

それはもしかしたらDNAに刻まれているのかもしれませんね。

内部は撮影禁止なので写せないのが残念ですが、こちらは是非とも訪れて頂いて空間を体験して欲しいと思います。