私は普段、建築設計の仕事をしています。
最近、注文住宅や集合住宅・共同住宅の設計を担当することが多くなってきました。
建築の設計はお客様ありきなので、必ず打合せがあります。
そこで大切なのが議事録です。
特に注文住宅の対応をしているときは何回議事録に助けられたことか。。。
議事録を詳細に書いた当時の自分に感謝です。
そんな議事録ですが、そもそも何のためにつくるものなんでしょうか？
それは決定したことを証拠として残しておくためです。
議事録は発言録ではない
議事録と聞くと発言したことを書いて残しておくことを想像する人もいますが、これはよろしくない。（もちろん裁判や国会の議事録など例外もあります）
ただの発言録は読み返してもわからないことばかり。
それに発言録では長すぎて読み返す気になりません。
そもそも自分が読み返す気にならないものを書いてはいけません！
これはあなた以外に議事録を見る人にとっても同じです。
ダラダラ話をする人は嫌われるのと同じく、ダラダラした文章も人を遠ざけていきます。
議事録では打合せで決まったことを残しておきます。と同時に決まらなかったことや次の打合せまでにしなければならないことを必ず残しておきます。
議事録に必ず書いておくこと
ここでまとめると、議事録に必ず書くことは打合せで
・決定したこと
・決定しなかったこと
・確認すること
・次回までに準備すること
これを必ず盛り込みます。
※同時に日付・時間・場所・参加者を記載することを忘れずに
これさえ盛り込んでおけば次回から仕事をスムーズに進められます。
まとめ
議事録はただの事務作業ではありません。
仕事をする、特に私のようなお客様と打合せする仕事では議事録はとても大切です。
なぜ私がここまで議事録について熱く語るのかというと、それは何回も議事録に助けられたからです。
議事録のおかげでクレームを防ぐこともできますし、信頼も生まれます。
たかが議事録、されど議事録。
